Stichting De Beeldenaar onderhoudt een databestand ten behoeve van de tijdschriftabonnementen, dat alleen door de hoofdredacteur kan worden ingezien. Dit niet-openbare, digitaal afgeschermde bestand wordt inhoudelijk beheerd door de hoofdredacteur. Dit bestand staat niet op het internet. Het wordt uitsluitend gebruikt ten behoeve van het innen van abonnements- en advertentiegelden en het verzenden van tijdschrift De Beeldenaar. Na verzoek tot beƫindiging van het abonnement worden alle persoonlijke gegevens verwijderd, zodra het laatste nummer van het abonnementsjaar is verzonden. Tweemaandelijks worden de namen en adresgegevens van de abonnementhouders van het tijdschrift, samen met die aangesloten bij het Koninklijk Nederlands Genootschap voor Munt- en Penningkunde en de Vereniging voor Penningkunst, doorgezonden naar de drukker, uitsluitend in verband met het verzenden van het tijdschrift. Drukkerij Peeters heeft bevestigd dat zij de adressen uitsluitend gebruikt voor de verzending van het tijdschrift. Daarna wordt de lijst even bijgehouden om na de verzending eventueel nog iets te kunnen controleren en daarna vernietigd. De abonnementsgegevens die Stichting De Beeldenaar beheert zijn: naam, adres, telefoonnummer en e-mail. De gegevens worden niet openbaar digitaal voor onbepaalde tijd gearchiveerd.